Términos de uso de NepsBooks
NepsBooks es un software de contabilidad en la nube operado por Taxes Neps Solutions LLC ("nosotros"), con domicilio en 14213 Pleach St, Winter Garden, FL 34787. Al registrar una firma o usar NepsBooks, la firma y sus usuarios ("usted") aceptan estos términos.
1. El servicio
NepsBooks permite a firmas de contabilidad, impuestos y nómina llevar los libros de sus clientes: importación de estados bancarios, clasificación, asientos, conciliación, estados financieros, informes, borradores de declaraciones, portal para los clientes y un asistente con inteligencia artificial.
NepsBooks es una herramienta. No presta servicios de contabilidad, auditoría, asesoría fiscal, legal ni financiera, y no presenta declaraciones ante el IRS ni ante ninguna agencia. La firma es la única responsable del trabajo profesional que entrega a sus clientes y de revisar toda cifra, informe o borrador antes de usarlo.
2. Cuentas y usuarios
El acceso es por enlace enviado al correo de cada usuario. Usted debe mantener seguro su correo y avisarnos de inmediato si sospecha un acceso no autorizado.
El dueño de la firma decide quién entra, con qué rol (administrador, preparador o solo consulta) y qué compañías ve cada persona. La firma responde por las acciones de sus usuarios y de los clientes a quienes da acceso al portal.
3. Planes, prueba gratis y pagos
Los planes (Básico, Crecimiento, Pro y Firma) tienen límites de compañías y usuarios publicados en la aplicación. La prueba gratis dura lo que indique el código de invitación y no requiere tarjeta.
Los pagos se procesan con Square. Las suscripciones mensuales o anuales se renuevan automáticamente al final de cada período hasta que el dueño cancele la renovación desde "Usuarios y permisos". Al cancelar, el plan sigue activo hasta el final del período ya pagado.
Salvo que la ley exija otra cosa, los pagos no son reembolsables por períodos parciales. Si un cobro de renovación falla, hay 5 días de gracia; después la firma queda en modo de solo consulta (puede ver y exportar su información, pero no crear compañías ni invitar usuarios) hasta ponerse al día.
Podemos cambiar los precios con al menos 30 días de aviso; el cambio aplica desde la siguiente renovación.
4. Datos de la firma y de sus clientes
La información contable que la firma carga en NepsBooks pertenece a la firma y a sus clientes. Nosotros la tratamos solo para prestar el servicio, según la Política de privacidad.
La firma declara que tiene autorización de sus clientes para cargar y procesar su información en NepsBooks, y que cumple las normas que le aplican como preparador (por ejemplo, la sección 7216 del Código de Rentas Internas y las reglas de la FTC sobre protección de datos de clientes).
No cargue números de Seguro Social, ITIN, números completos de cuentas bancarias o tarjetas, ni datos de salud, salvo en los campos diseñados para ello. NepsBooks está diseñado para no necesitarlos.
5. Asistente con inteligencia artificial
El asistente usa modelos de inteligencia artificial de terceros (Anthropic) para responder preguntas sobre los libros de la compañía seleccionada. Solo consulta las compañías que el usuario puede ver y, en la versión actual, no registra ni modifica nada.
Las respuestas pueden contener errores. Un profesional de la firma debe verificar las cifras y conclusiones antes de usarlas o entregarlas a un cliente. El asistente no sustituye el criterio profesional.
6. Uso aceptable
No está permitido: usar NepsBooks para actividades ilegales o fraudulentas; cargar información sin autorización de su titular; intentar acceder a datos de otras firmas; interferir con la seguridad o el funcionamiento del servicio; revender el acceso sin nuestro permiso por escrito.
7. Disponibilidad y respaldo
Hacemos esfuerzos razonables para mantener NepsBooks disponible y respaldado, pero el servicio se ofrece "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantía de funcionamiento ininterrumpido o libre de errores. Le recomendamos exportar periódicamente sus reportes.
8. Limitación de responsabilidad
En la medida que la ley lo permita, no seremos responsables por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes, ni por pérdida de utilidades, multas, recargos o intereses derivados de declaraciones o decisiones tomadas con base en el software.
Nuestra responsabilidad total por cualquier reclamo relacionado con NepsBooks no excederá lo que la firma nos pagó en los 12 meses anteriores al hecho que dio origen al reclamo.
9. Terminación
La firma puede dejar de usar NepsBooks en cualquier momento. Podemos suspender o terminar el acceso por falta de pago o por incumplimiento de estos términos.
Después de la terminación, la firma tendrá 60 días para solicitar una exportación de su información; luego podremos eliminarla, salvo lo que debamos conservar por ley.
10. Cambios a estos términos
Podemos actualizar estos términos. Si el cambio es importante, avisaremos por correo o dentro de la aplicación y pediremos una nueva aceptación.
11. Ley aplicable y contacto
Estos términos se rigen por las leyes del Estado de Florida, EE. UU. Cualquier disputa se resolverá en los tribunales del condado de Orange, Florida.
Contacto: Taxes Neps Solutions LLC · 14213 Pleach St, Winter Garden, FL 34787 · taxneps@nepstax.com